Zmiany w komunikacji elektronicznej od 1 stycznia 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia są podstawowym sposobem komunikacji między podmiotami publicznymi a niepublicznymi, co oznacza że system ten jest głównym kanałem wymiany korespondencji między jednostkami administracyjnymi, a obywatelami.

Zgodnie z art. 147 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2024 poz. 1045) do 31 grudnia 2025 r. w urzędach i instytucjach publicznych trwał okres przejściowy, co oznacza, że w tym czasie podmioty publiczne mogły prowadzić korespondencję za potwierdzeniem odbioru poprzez ePUAP, systemy dziedzinowe oraz tradycyjną pocztę. Od 1 stycznia 2026 r. podmioty publiczne mogą prowadzić korespondencję przez ePUAP tylko z podmiotami, które nie mają obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń (ADE).

Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia są podstawowym kanałem komunikacji.

e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Zapewniają bezpieczeństwo, wiarygodność i pełną moc prawną doręczanej korespondencji. System umożliwia wysyłanie i odbieranie pism urzędowych online - bez wizyt w urzędzie czy na poczcie, bez papieru i bez kolejek.

e-Doręczenia to nie tylko obowiązek, ale również wiele korzyści:

• bezpieczeństwo treści – ochrona przed zmianami w wysłanej korespondencji,
• wiarygodność – jednoznaczna identyfikacja nadawcy i adresata korespondencji,
• bezpieczeństwo prawne – zgodność z regulacjami europejskimi (eIDAS) i ustawą o e-Doręczeniach,
• przejrzystość procesów – każdą czynność potwierdza kwalifikowany znacznik czasu,
• oszczędność czasu – nie trzeba długo czekać na list ani chodzić na pocztę,
• niższe koszty – przesyłki elektroniczne są tańsze niż tradycyjne listy polecone.

Jak zacząć korzystać z doręczeń elektronicznych?

Adresy do e-Doręczeń obywatele mogą zakładać i aktywować w każdym momencie. Można to zrobić online w kilku prostych krokach. Jest to szybkie, bezpłatne i możliwe w pełni online, m.in. z wykorzystaniem mObywatela, Profilu Zaufanego czy przez bankowość elektroniczną. To rozwiązanie, które upraszcza kontakt z administracją i zwiększa przewidywalność załatwiania spraw. Szczegółowe informacje o usłudze i jej aktywacji dostępne są na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Ważna zmiana dla obywatela

Obywatel, który chce prowadzić z urzędem elektroniczną korespondencję, również składając wnioski za pomocą formularzy dostępnych na stronach rządowych czy samorządowych, powinien mieć aktywny adres do e-Doręczeń. Jeśli nie ma takiego adresu, w trakcie realizacji e-usługi może zostać poproszony o jego założenie.  Na ten adres urząd będzie wysyłał korespondencję np. decyzje o wymiarze podatku od nieruchomości.

Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia zastąpiły korespondencję realizowaną do tej pory za pomocą skrzynek ePUAP. Korespondencja elektroniczna przez ePUAP będzie skuteczna jedynie w przypadkach, gdy wskazują na to przepisy szczególne.  W innych sytuacjach korespondencja do urzędu tym kanałem może zostać uznana za nieskuteczną. Dla obywateli komunikacja za pomocą e-Doręczeń oznacza większą pewność doręczenia i jeden, spójny kanał kontaktu z administracją. Za pomocą tego systemu:

• wyślesz usługi online;
• załatwisz sprawy urzędowe;
• odbierzesz decyzje i pisma urzędowe w jednym miejscu;
• sprawdzisz status doręczenia w dowolnym momencie;
• zachowasz dostęp do korespondencji 24/7.

Szczegółowe informacje o zasadach korzystania z e-Doręczeń oraz skutkach obowiązujących przepisów można znaleźć na stronie internetowej poświęconej e-Doręczeniom: https://www.gov.pl/e-doreczenia.